Dass Mitarbeiter nicht von 9 bis 17 Uhr am Schreibtisch im Büro sitzen, fühlt sich für manches Unternehmen nach wie vor nach Kontrollverlust an. Gleichwohl hat sich das flexible Arbeiten in den letzten Monaten als Erfolgsmodell bewährt. Was braucht es, um das hybride Arbeiten in Kombination mit flexiblen Arbeitszeiten erfolgreich zu etablieren? Und welche Konsequenzen hat das für den Büroimmobilienmarkt? Darüber sprachen wir mit Sven Tilse, Associate Director Investment bei NAI apollo, und Dr. Konrad Kanzler, Head of Research bei NAI apollo.

Mit dem Beginn der Pandemie hat sich unsere Arbeitswelt von Grund auf verändert – oder doch nicht? Wie habt ihr den Wechsel vom „klassischen Büroalltag“ ins Homeoffice erlebt?

Sven: Für uns war das keine allzu große Umstellung. Aufgrund unserer Tätigkeitsfelder sind wir sowieso viel unterwegs, haben den Laptop immer dabei. Die für uns größte Umstellung war wohl, dass wir tatsächlich nicht mehr ins Büro durften.

Konrad: Ja, und natürlich hat sich für uns der Begriff des „hybriden Arbeitens“ auch auf ein Hybridmodell im Sinne von „Familie & Beruf“ bezogen. Wir haben beide Kinder und das ist erstmal eine Herausforderung, nicht nur die Arbeit in ordentliche Bahnen zu lenken, sondern diese dann auch noch mit dem Alltag um einen herum zu vereinbaren.

Und darüber hinaus muss man ja nicht nur seine eigene Zeit neu strukturieren, man muss ja auch mit den Kollegen gewisse „Kernarbeitszeiten“ vereinbaren, um Projekte aktiv voranzutreiben, oder?

Konrad: Das ist eine der größten Herausforderungen gewesen. Denn das flexible Arbeiten ermöglicht eine ganz andere Effizienz, weil man eben dann arbeiten kann, wann es einem am besten möglich ist – ich arbeite gerne spät und auch mal bis 1.30 Uhr. Vor 9 Uhr bin ich dann aber auch schlechter erreichbar.

Sven: Da haben Konrad und ich uns zum Glück ergänzt. Aber natürlich muss man schauen, dass man auch alle anderen abholt und niemanden verliert, der vielleicht gerne um 6 Uhr aufsteht und arbeitet. Das findet sich in einem Team aber relativ schnell.

Nun leitet ihr teilweise auch Teams. Wie habt ihr den „Teamspirit“ trotz der Rahmenbedingungen erhalten? Und wie wurde die Arbeitszeit dokumentiert? Gibt es eine Zeiterfassung?

Konrad: Es braucht natürlich ein gewisses Vertrauen. Ohne kann man diese neuen Arbeits(zeit)modelle nicht umsetzen. Außerdem lebe ich auch online eine „open-door-Policy“ – was meiner Meinung nach gerade in diesen Zeiten sehr wichtig ist. Denn natürlich fehlt der Austausch mit den Kollegen oder auch einfach der Blick in das Gesicht des Gegenübers, um festzustellen: Dem geht es nicht gut. Um den Teamspirit zu pflegen, haben wir neben regelmäßigen Teamrunden und auch mal eine „Online-Feierabend-Runde“ gemacht, um das Küchengespräch nicht ganz zu verlieren.

Sven: Wir haben auch eine Zeiterfassung – allerdings dauerte es etwas, diese zu etablieren, weil man es einfach nicht gewohnt war. Die Idee der Vertrauensarbeitszeit wird damit zwar verworfen, letztlich dient dies aber vornehmlich dem Arbeitnehmer, seine geleisteten Arbeitsstunden nicht aus dem Blick zu verlieren. Dies kann bei flexiblen Arbeitszeiten schnell passieren. Mit der (EU-)Richtlinie zum Thema Arbeitszeiterfassung besteht nun voraussichtlich bald ein Zwang, diese zu etablieren und zu pflegen. Das ist richtig, wird für mich aber auch eine ganz persönliche Herausforderung. Für mich geht es primär darum, Projekte ordentlich und in der vorgegebenen Zeit zu erledigen – wann und wie ist für mich zunächst zweitrangig.

Wie hat sich der Flächenbedarf bei NAI apollo aufgrund der aktuellen Situation verändert? Und wie seht ihr die Entwicklung insgesamt? Sven: Die Spekulationen haben ja nicht erst mit der Pandemie begonnen. Neue Arbeitsplatzkonzepte sind seit vielen Jahren im Gespräch – getan hat sich zumindest flächenmäßig nicht viel. Mit der Pandemie hat diese Diskussion nochmal Fahrt aufgenommen. Und natürlich gab es auch Unternehmen, die „abgemietet“ haben. Allerdings wäre es naiv, dass allein der Pandemie zuzuschreiben. Diese Arbeitsplätze waren häufig von vornerein auf den Rotstift angesetzt. Corona hat das eventuell beschleunigt. Allerdings sprechen wir hier nicht von massiven Flächenbeschneidungen, vielmehr werden ehemals klassische Büros als Kommunikationsstätte genutzt. Also: nicht kleiner, nur anders.

Konrad: Bei NAI apollo wurde bereits bei unserem letzten Flächenwechsel vor fünf Jahren sehr stark auf Modernität und Flexibilität geachtet. So liegen unsere Büroräume nicht nur in sehr zentraler Lage, auch die Fläche und die einzelnen Arbeitsplätze sind modern ausgestattet und flexibel nutzbar. Ich kann ohne größeren Aufwand mit meinem Laptop sofort an jeden anderen Schreibtisch wechseln. Große Konferenzräume, ebenso wie verschiedene kleinere „Meetingboxes“ geben die Möglichkeit zum ungestörten Austausch. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Spind, in dem Unterlagen und Laptop verstaut werden können, so dass der Arbeitsplatz jederzeit für andere Kollegen zur Verfügung stehen kann. So war es auch schnell und einfach zu Beginn der Coronapandemie möglich, Abstandsregelungen umzusetzen, die auch eingehalten werden konnten.

Aber es gab doch Unternehmen, die aus wirtschaftlichen Gründen gerade auch durch die Pandemie ihre Büroflächen reduziert bzw. infolge der gemachten Erfahrungen ihre Bürokonzepte angepasst haben. Hat das zu einem veränderten Markt – gerade in den Toplagen – geführt?

Konrad: Die Toplagen werden nicht verlieren. Es herrscht nach wie vor eine große Nachfrage, die Ansprüche der Nutzer an Qualität, Flexibilität und Lage der Flächen ist gestiegen. Zu den Verlierern zählen viel mehr die Randlagen. Auch, weil das eine oder andere Unternehmen Standorte in Außenbereichen aufgegeben hat, um diese in zentraleren Lagen zu bündeln. In den großen deutschen Büromärkten hat dies aber nicht zu besorgniserregenden Leerstandswerten geführt. Auch zukünftig sind diese nicht zu erwarten. Selbst wenn die Bürofläche pro Arbeitnehmer abnimmt, wird dieses Einsparpotenzial durch das erwartete Bürobeschäftigtenwachstum mehr als ausgeglichen.

Sven: Man darf auch nicht vernachlässigen, dass schönere Flächen auch für Personalgewinnung an Bedeutung gewinnen. Soll heißen: Attraktive Flächen sind im War for Talents inzwischen ein wichtiger Punkt. Und deshalb werden die Innenstädte immer attraktiv bleiben. Denn der Wechsel zum 100 Prozent Homeoffice wird nicht kommen, es wird hybrid. Und gerade deshalb werden die Flächen nicht reduziert und der Standort immer wichtiger. Man muss den Mitarbeitenden sowohl im Sinne der Lage als auch der Konzeption hohe Standards bieten, um als Unternehmen attraktiv zu sein – und die Mitarbeitenden aus dem Homeoffice zurück ins Büro zu holen.

Stichwort Büro: Das flexible Arbeitsplatzkonzept gilt als neuer Standard. Gleichwohl ist der „eigene Schreibtisch“ ja häufig auch ein Wohlfühlfaktor. Wie seht ihr an dieser Stelle die Entwicklung?

Sven: Der Wohlfühlfaktor ist natürlich wichtig – und dabei geht es nicht nur um die Pflanze auf dem Schreibtisch und die lustigen Postkarten am Monitor. Wie wohl ich mich fühle, das hat einen direkten Einfluss auf mein Arbeiten. Wenn ich als letzter ins Büro komme und nur noch den „Katzentisch“ kriege, dann werde ich in einem Kundengespräch ganz anders auftreten, als wenn ich an einem Tisch sitze, an dem ich mich wohlfühle.

Konrad: Gleichzeitig wird es in vielen Bereichen keinen festen Arbeitsplatz mehr für jeden Mitarbeiter geben. Das ist auch einfach unwirtschaftlich. Aber ja: Auch ich möchte eigentlich meinen festen Arbeitsplatz, den ich im Zweifelsfall auch mal im Chaos hinterlassen kann. Aber ich glaube, das ist auch eine Generationenfrage. Die neuen, jüngeren Kollegen werden das häufig gar nicht mehr anders kennenlernen als mit geteilten Arbeitsplätzen.

Wie geht ihr vor diesen vielen neuen und auch unsicheren Faktoren in ein Kundengespräch? Hat sich die Beratung verändert?

Sven: Nein, wir mussten schon immer mit einem gewissen Weitblick und Vertrauen in unsere Expertise in Beratungen gehen. Denn wirklich planbar sind Flächen immer nur bis zu einem gewissen Punkt. Am Ende muss der Mietvertrag genauso flexibel gestaltet werden wie die Flächen eben konzipiert.

Konrad: Die großen Veränderungen werden nicht auf einmal da sein – wie auch die aktuelle Entwicklung zeigt. Selbst unter dem Druck der Pandemie und der zwischenzeitlichen Homeoffice-Pflicht hat sich der Markt nur geringfügig verändert. Das unterstreichen auch die Ergebnisse unterschiedlicher Befragungen: Zwar weichen die dabei ermittelten Homeoffice-Quoten teilweise voneinander ab, letztlich wird aber abwartet, dass flexibles Arbeiten nach der Pandemie deutlich größeres Gewicht hat als vor der Pandemie. Ausschließliches Arbeiten im Homeoffice wird aber die Ausnahme sein. Und das obwohl die Forschung zeigt: Es ist keinerlei Produktivitätsverlust zu verzeichnen. Stattdessen geht der Trend zu hybriden Modellen mit der Möglichkeit, an ein bis drei Tagen nicht ins Büro kommen zu müssen. Sind alle Mitarbeiter dann an identischen Tagen am Arbeitsplatz, fällt das Flächeneinsparpotenzial gering aus. 

Vielen Dank für dieses freundliche Gespräch!