Die Pandemie hat der Branche vor allem eines gezeigt: Die Digitalisierung wäre an vielen Stellen schon viel früher möglich (oder sogar erforderlich) gewesen. Doch wie steht es tatsächlich um die Automatisierung von repetitiven Aufgaben? Und wie erleichtern digitale Lösungen den Berufsalltag? Wir haben dazu Thilo Hecht, Managing Partner, und Johannes Stubenrauch, Principal Consultant Investment von NAI apollo, zum Interview getroffen.

Die Digitalisierung in den Unternehmen hat durch die Pandemie noch einmal einen großen Schub erhalten. Wie steht es bei NAI apollo: Hat Corona Prozesse digitaler gemacht?

Thilo: Wir sehen natürlich, dass durch die Pandemie gerade virtuelle Meetings stark zugenommen haben – sei es über Teams, Google Hangout oder Zoom. Hier war Corona ein echter Brandbeschleuniger. Videocalls haben wir zuvor ehrlich gesagt kaum genutzt. Stattdessen gab es Telefonkonferenzen bei denen man sich dann als Team eingewählt hat.

Musste man für Telefonkonferenzen nicht sogar noch extra bezahlen?

Thilo: Ganz genau. Am Ende des Monats hat man dann immer einer Abrechnung gekriegt und musste diese einreichen. Ich hatte allerdings vor Corona auch nicht gewusst, was MS Teams alles kann. Als dann aus Frankfurt die Ansage kam, wir nutzen jetzt Microsoft Teams, musste ich mich erstmal intensiv damit auseinandersetzen.

Inzwischen gehört MS Teams bei NAI apollo zum Standardrepertoire. Nutzt ihr das Tool denn ausschließlich für Meetings oder auch als Cloudlösung?

Thilo: Der Trend geht schon in Richtung Cloud. Gerade im Bereich Bürovermietung haben wir große Akquiselisten. Da war es früher so, dass sich zur Bearbeitung jeder eine Kopie der Liste auf seinen Desktop geladen hat. „Schwups“ wurden so aus einer Liste zwei und so weiter. Heute liegt das in der Cloud ab und alle können in einem Dokument und vor allem zeitgleich arbeiten. Auch unsere interne Kundenliste ist seit der Pandemie bei Teams hinterlegt. Einmal die Woche gehen wir gemeinsam diese Liste durch und schauen, was wo dazugekommen oder weggefallen ist.

Johannes: Insbesondere Sharepoint wurde zu Beginn der Pandemie stark genutzt, seit die Kollegen allerdings wieder zurück ins Büro kommen, stellen wir eine gewisse Nachlässigkeit fest – auch bei uns selbst. Da müssen wir uns als Team wieder stärker drauf konzentrieren. Denn das Arbeiten und auch die Immobilien werden immer digitaler – ein Rückschritt wäre daher fatal.

Einmal unabhängig von der Pandemie, welche Prozesse habt Ihr in den letzten Jahren automatisiert?

Thilo: Unsere Exposéerstellung läuft schon seit einigen Jahren automatisiert über eine Datenbank. In der jüngeren Vergangenheit sind wir besonders bei organisatorischen Dingen deutlich digitaler geworden. Jetzt werden Reisekostenabrechnungen digital erfasst, Urlaubsanträge nicht mehr ausgedruckt und die Zeiterfassung erfolgt auch vollkommen digital.

Gibt es Dinge in euerm Arbeitsalltag, die man digitalisieren könnte, man es aber nicht macht, da es nicht zur Unternehmenskultur von NAI apollo passt?

Johannes: Das ist ganz klar der Erstkontakt. Bei uns ist es ja so, dass beispielsweise bei Portalen wie Immoscout die Kontaktdaten des entsprechenden Ansprechpartners direkt hinterlegt sind – uns ist der persönliche Kontakt sehr wichtig, sowohl unter den Kollegen als auch mit unseren (potenziellen) Kunden. Aber auch, wenn jemand bei NAI apollo anruft und noch so gar nicht genau weiß, mit wem er eigentlich sprechen möchte, finde ich es schon schöner, wenn da eine nette Dame oder ein netter Herr am Telefon sitzt, weiterhilft und vermittelt.

Thilo: Eine Telefonstimme, die über Quadratmeter und Co. informiert sehe ich auch überhaupt nicht. Eine Immobilie muss man schließlich auch vermarkten können. Da geht es nicht nur um harte Fakten. Schließlich ist das am Ende des Tages auch immer ein emotionales Thema. Da muss man auf die individuellen Bedürfnisse der Anrufer eingehen und soweit ich weiß, gibt es da aktuell noch keine KI, die das kann.

Es gibt inzwischen Apps, die man auf ganze Immobilien anwendet: Zum Buchen eines Schreibtischs, um Zugang zum Gebäude zu bekommen oder einen Parkplatz vorab zu buchen. Gibt es da Tendenzen, dass das mehr nachgefragt wird oder künftig sogar erwartet wird? Und nutzt ihr selbst solche Lösungen?

Johannes: App-Lösungen in Richtung Desk-Sharing machen bei uns in München keinen rechten Sinn, da unser Team hier noch relativ klein ist, da funktioniert sowas noch über eine Chatgruppe.

Thilo: Was den Immobilienmarkt betrifft, gibt es sicherlich mehr und mehr Projektentwickler, die in diese Richtung gehen und das ist vermutlich auch ein Trend. Die Welt wird immer digitaler und Gebäude werden immer mehr können. Dass die Mieter allerdings aktiv nach solchen Angeboten oder Apps fragen, ist aktuell noch nicht der Fall. Für viele ist das vielmehr ein „nice to have“. Allerdings gehe ich fest davon aus, dass das in den nächsten Jahren immer mehr kommen wird.

Die Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz hat in der Immobilienbranche bereits heute vieles einfacher oder effizienter gemacht. Gibt es etwas in eurem Arbeitsalltag, dass ihr gerne digitalisiert bzw. automatisiert hättet?

Johannes: Ein Akquisecomputer, der jeden Tag neue Kunden auswirft – das wäre super. [lacht]

Vielen Dank für diesen kleinen Einblick!